Dane branżowe pokazują, że znaczna część przewlekłych problemów z utrzymaniem odpowiedniej jakością produkcji jest spowodowana źle prowadzoną kontrolą procesu oraz nieprzestrzeganiem odpowiednich instrukcji procesu.

Skuteczne zarządzanie procesami produkcyjnymi wymaga, poza odpowiednim planowaniem i monitorowaniem produkcji, również sprawnego, dokładnego i ciągłego identyfikowania źródeł niezgodności. Następnie po zidentyfikowaniu źródeł, konieczne jest przeprowadzenie stosownych działań naprawczych. Pisząc w bardzo dużym skrócie, do tego celu służą Audyty Warstwowe Procesu (z angielskiego Layered Process Audits, w skrócie LPA - taki skrót będzie używany dalej w tekście dla określenia Audytów Warstwowych Procesu).

Czym są Audyty Warstwowe Procesu

LPA zostały opracowane w celu sprawdzenia zgodności procesu produkcyjnego ze standardem i specyfikacją oraz w celu wdrożenia zmian lub działań korekcyjnych w przypadku braku zgodności.

Zakres stosowania LPA

W większości przypadków LPA znajdują zastosowanie w kontroli procesów wytwórczych i bardzo rzadko są stosowane poza przemysłem. Aby było możliwe uruchomienie audytów w zakładzie produkcyjnym, konieczne jest spełnienie co najmniej następujących wymagań:

• Musi istnieć możliwość zaangażowania całej załogi, od operatora do dyrektora zakładu, w działania audytorskie.
• Organizacja musi być otwarta na możliwość zmian parametrów procesu na podstawie wyników przeprowadzonego audytu oraz zastosowanych działań naprawczych.
• Wszystkie audytowane procesy i kroki procesów muszą być dokładnie udokumentowane np. w postaci ogólnodostępnego arkusza kontrolnego LPA, do którego wszyscy powinni mieć dostęp.
• W większości przypadków nie należy skupiać się na wszystkich procesach w jednym czasie. Zalecane jest zastosowanie LPA dla kluczowych procesach i etapach procesów.
• Nie należy traktować LPA jako substytutu audytów jakościowych i w żadnym wypadku nie powinny być one eliminowane po wdrożeniu LPA.

Każdy pełni rolę audytora

W odróżnieniu od innych rodzajów audytów, LPA nie jest przeprowadzane przez jedną grupę specjalistów, np. przez audytorów jakości. Prawie każdy, niezależnie od hierarchii w organizacji, jest audytorem, począwszy od operatora na produkcji aż do dyrektora zakładu. Dzięki temu każdy ma świadomość poziomu jakości wytwarzanych przez organizację produktów. Oczywiście częstotliwość przeprowadzania audytów przez operatora jest znacznie większa niż tych, za które odpowiedzialny jest kierownik działu czy dyrektor.

Pierwsza warstwa to własnoręczne sprawdzenie jakości części i zgodności procesu przez operatora.

Następnie kierownik lub nadzorca sprawdza kluczowe procesy i kroki procesu. Informacje zwrotne dotyczące zgodności procesu są natychmiast adresowane, podobnie jak wszelkie uzgodnione działania naprawcze.

Następnie kierownik lub nadzorca wyższego poziomu przeprowadza te same kontrole i tak dalej, w górę hierarchii zarządzania fabryką.

W ten sposób każdy jest audytorem w metodologii rozumieniu Audytów Warstwowych Procesu.

Jak wdrożyć LPA w zakładzie?

LPA są skuteczne tylko wtedy, gdy są odpowiednio zaplanowane oraz kiedy w organizacji, ze względu na konieczność zaangażowania dużej liczby audytorów, są zaalokowane odpowiednie zasoby (głównie czas) pozwalające na przeprowadzanie audytów przez osoby z różnych stopni hierarchii organizacji.

Planując LPA należy wziąć pod uwagę następujące jego elementy:

• Przedmioty audytu - co będzie audytowane?
• Warstwy audytu - jakie poziomy organizacji będą zaangażowane?
• Częstotliwość audytu - jak często każda warstwa organizacji będzie przeprowadzać audyt?
• Działania korekcyjne - jaki jest plan w przypadku wykrycia niezgodności?
• Właściciel audytu - kto zapewni przeprowadzenie audytu, analizę wyników oraz działania korekcyjne?

Przedmioty audytu

Audytowane powinno być wszystko, co organizacja uważa za kluczowe dla jakości produktu: procesy, procedury i inne aspekty działalności, które są kluczowe dla zapewnienia jakości produktu.

Dla zapewnienia wysokiej efektywności, LPA powinny być krótkie, a co za tym idzie, obejmować te elementy, które można szybko zweryfikować.

Warstwy audytu

Głównym atrybutem LPA jest właśnie warstwowość, czyli fakt przeprowadzania tego samego audytu przez wiele warstw czy też wiele poziomów organizacji od operatorów na produkcji po personel na najwyższych poziomach struktury organizacyjnej zakładu.

LPA angażuje osoby z wielu poziomów organizacji w sprawdzenie procesów panujących na stanowisku produkcyjnym w celu weryfikacji kluczowych elementów. Ułatwia to komunikację między kierownictwem a operatorami. Audyt procesu warstwowego pokazuje również wszystkim członkom zespołu, że te wyznaczone, krytyczne elementy są bardzo ważne.

Działania korekcyjne

Podobnie jak w przypadku audytów jakości lub kontroli planu kontroli procesu, w LPA muszą zostać określone plany reakcji na wszelkie stwierdzone niezgodności. Muszą być one udokumentowane i dostępne jako punkt odniesienia podczas kolejnych audytów.

Wszelkie niezgodności muszą zostać usunięte w ramach określonych działań korekcyjnych.

Działania dla częstych lub łatwych do przewidzenia niezgodności są zazwyczaj opracowywane przed etapem planowania audytu i często są oparte na wcześniejszych doświadczeniach.

Właściciel audytu

LPA nie są dodatkowym audytem przeprowadzanym przez dział jakości. Ponadto nie są to kontrole, które powinny zostać uwzględnione w planie kontroli procesu. LPA służą do sprawdzenia, czy różne krytyczne procedury i procesy są realizowane na najniższych szczeblach organizacji. Audyty zapewniają stosowanie zdefiniowanych metod i instrukcji pracy oraz utrzymanie realizowanych działań naprawczych. W związku z tym właścicielem audytu jest kierownik audytowanego obszaru, a nie dział jakości.

Jako właściciel audytu, kierownik obszaru powinien zapewnić:

• Przeprowadzenie audytu zgodnie z harmonogramem,
• Zaangażowanie odpowiednich audytorów niezależnie od przyporządkowania w hierarchii organizacji,
• Odpowiednią częstotliwość przeprowadzania audytu,
• Zasoby do przeprowadzenie akcji korekcyjnych w razie zaistnienia takiej konieczności.

Główne korzyści płynące z zastosowania LPA

Uruchomienie LPA w zakładzie zwykle niesie za sobą wiele, nie tylko, wymiernych korzyści. Większość z nich związana jest ze zgodnością procesu i zwiększeniem jakości produktu. Inne korzyści związane są z bardziej miękką stroną zarządzania, w tym np. zwiększona obecność managementu w obszarach produkcyjnych na hali.

Do głównych korzyści z wdrożenia LPA należy zaliczyć:

• Zwiększona standaryzacja procesów,
• Zmienione lub zaktualizowane etapy procesu,
• Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa na stanowiskach pracy,
• Zwiększenie interakcji i ilości kontaktów pomiędzy kierownictwem a operatorami,
• Otrzymywanie feedbacku bezpośrednio od operatorów oraz możliwość wdrażania natychmiastowych działań korekcyjnych,
• Utrwalenie wiedzy operatorów na temat kluczowych procesów i kluczowych etapów procesu poprzez przeprowadzanie audyty przez kierownictwo z udziałem operatorów,
• Eliminacja błędów i redukcja ilość odpadów oraz czasu do pierwszej dobrej części,
• Poprawienie jakości produktu i zwiększenie zadowolenie klienta.

Kroki do wdrożenia Audytów Warstwowych Procesu LPA

1. Powołanie wielofunkcyjnego zespołu zadaniowego mającego określić parametry LPA, przeprowadzić wdrożenie oraz monitorować skuteczność procedury audytowej.
2. Zespół wielofunkcyjny identyfikuje istniejące kluczowe etapy procesu, które będą objęte audytem. Są one wybierane na podstawie ryzyka dla jakości produktu. Elementy audytu mogą również obejmować wcześniejsze niezgodności, a także zaistniałe zwroty i reklamacje od klientów.
3. Zespół wielofunkcyjny wyznacza warstwy (grupy personelu) odpowiedzialne za przeprowadzanie audytów, a także przygotowuje wytyczne dotyczące częstotliwości przeprowadzanych audytów w zależności od przyporządkowania do warstwy.
4. Zespół wielofunkcyjny opracowuje plany korekcyjne dla możliwych do przewidzenia typów niezgodności oraz wytyczne globalne dla odstępstw niesklasyfikowanych.
5. Zespół wielofunkcyjny potwierdza własność audytów dla obszarów produkcyjnych.

Wykorzystanie aplikacji Action Plan do prowadzenia audytów LPA

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań dla zakładów produkcyjnych stworzonych przez firmę Ruby Logic jest aplikacja do zarządzania przedsiębiorstwem Action Plan. Poza modułem bazowym służącym do prowadzenia planów działań oraz kilkoma modułami specjalizowanymi, Action Plan posiada również moduł audytów, w którym możliwe jest zamodelowanie procedury audytów zgodnie z wytycznymi klienta.

Z poziomu przyjaznego panelu zarządzania możliwe jest m.in.:

• Zarządzanie harmonogramem audytów,
• Zarządzanie listami kontrolnymi,
• Zarządzanie grupami audytorów związanych z warstwami oraz definiowanie odpowiednich częstotliwości audytów,
• Zarządzanie planami działań korekcyjnych w zależności od niezgodności.

System sam dba o przeprowadzanie audytów zgodnie z harmonogramem i przydzielanie audytorów biorąc pod uwagę wprowadzoną konfigurację.

Po zakończeniu audytów, uprawnione osoby mają wgląd do wyników oraz mogą śledzić status zaawansowania działań korekcyjnych. Action Plan jest także wyposażony w zaawansowany moduł analityczny pozwalający wyciągać wnioski i wpływać na kształt procedury audytowej.

Więcej informacji znajdziecie Państwo na PlanDzialan.pl.