Kaizen to jedna ze współczesnych koncepcji zarządzania. W języku japońskim oznacza nieustanne doskonalenie wykonywanej pracy i dotyczy zarówno kierownictwa przedsiębiorstwa, jak i szeregowych pracowników. Za mistrza i guru tego trendu uznawany jest Masaaki Imai, który w 1986 r. wydał na ten temat książkę, która błyskawicznie osiągnęła status bestsellera.

Zmiany zachodzące w myśl filozofii Kaizen zachodzą powoli, lecz sam proces, w dłuższej perspektywie czasu przynosi wymierne wyniki. Dla systemu opartego na Kaizen najbardziej charakterystyczny jest nacisk na proces. Takie podejście wymaga od kierownictwa sporego wysiłku na rzecz usprawnienia poszczególnych procesów zachodzących w organizacji. Jednocześnie dzięki Kaizen kształtuje się nowa dyscyplina pracy, lepsze gospodarowanie czasem, a także następuje rozwój umiejętności i zdolności do pracy zespołowej.

To właśnie dzięki założeniom filozofii Kaizen, japońska Toyota wraz ze swoim systemem produkcyjnym osiągnęła międzynarodowy sukces, który kontynuuje codziennie.

Kaizen w przedsiębiorstwie

Metodologia zaproponowana przez Masaaki Imai ma za zadanie włączyć całą kadrę w proces doskonalenia. Każdy pracownik powinien przeprowadzać ciągłą analizę wykonywanych czynności, kontrolować zasady postępowania, a także sposoby i standardy wykonywanej pracy. Może w ten sposób odnaleźć i wyeliminować błędy oraz niedoskonałości w działaniu przedsiębiorstwa.

Działania Kaizen można przeprowadzać na wiele różnych sposobów.

Pierwszy z nich to zmiana danego procesu w taki sposób, żeby stał się bardziej wydajny i bezpieczny. Drugi sposób jest ukierunkowany na jakość procesu.

Kaizen procesu

Jest to metoda stosowana do zwrócenia uwagi pracowników na znaczenie drobnych ulepszeń. W tym modelu pracownicy poszukują drobnych rozwiązań, które mogą zostać wdrożone w możliwie jak najkrótszym czasie. Jest to przeciwieństwo klasycznych modeli poprawy efektywności w pracy, które zazwyczaj zakładają znacznie dłuższy okres między rozwojem koncepcji a ostateczną realizacją projektu.

Kaizen przepływu

Jest on ukierunkowany na ciągły przepływ materiałów i informacji. Często identyfikuje się go z kompleksową reorganizacją obszaru produkcyjnego, a nawet całego przedsiębiorstwa. Kaizen przepływu oznacza także poprawę i ulepszenie stanowisk roboczych, a także poprawę sposobu, w jaki pracownicy wykonują swoje obowiązki.

Wdrożenie Kaizen

Kaizen jest mocno powiązany z inną metodą zarządzania, opracowaną również w Japonii w latach pięćdziesiątych. Jest to tak zwany cykl Deminga (znany także jako PDCA) obejmujący cztery obszary działania uznawane za filary, na których spoczywa filozofia Kaizen.

1. zaplanuj (Plan) – stwórz plan działania, który sprawi, że proces będzie wykonywany sprawniej,
2. wykonaj (Do) – zrealizuj plan,
3. sprawdź (Check) – zidentyfikuj potencjalne problemy i marnotrawstwo, sprawdź wszystkie fazy zoptymalizowanego procesu,
4. popraw (Act) – podejmij działania korygujące, aby poprawić wykryte w poprzednim kroku nieprawidłowości.

Cykl Deminga powinien być stosowany w sposób ciągły. Jest to możliwe tylko w wyniku stopniowego, a co za tym idzie powolnego, dodawania ulepszeń skierowanych na kompleksową optymalizację procesów produkcyjnych i rozsądnego wykorzystywania zasobów organizacji.

Quick Kaizen – narzędzia wspierające politykę innowacji

Czy warto mieć w organizacji dział ciągłego doskonalenia? Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest to, aby całe przedsiębiorstwo było jednym wielkim działem wprowadzania innowacji, w dodatku każdego dnia.

Dziś wiemy już, że to zupełnie realna strategia rozwoju każdej firmy pozwalająca na angażowanie pracowników do zgłaszania pomysłów na usprawnienia. Do tego celu stosuje się narzędzia typu Quick Kaizen, które sprawdzają się szczególnie dobrze tam, gdzie zachodzi potrzeba prostych zmian.

Można do tego wykorzystać interaktywne systemy do zarządzania problemami, stopniowego budowania bazy wiedzy i generowania nowych pomysłów.

Przedsiębiorstwo zyskuje w ten sposób wysoką jakość wymiany informacji między pracownikami różnych szczebli. Tempa nabierają także procesy szkoleniowe i rozbudzanie kreatywności wśród pracowników, co z kolei przekłada się na szybsze rozwiązywanie problemów.

Warto zatem odrzucić mało efektywne metody zarządzania kreatywnością, listy pomysłów w arkuszach typu Excel czy formularze papierowe. Korzystając z webowych i mobilnych rozwiązań technologicznych można przyspieszyć wymianę informacji na temat kluczowych elementów procesu śledząc je online, w tym:

• zgłaszać zauważone problemy,
• proponować nowe rozwiązania (ranking innowacyjności),
• promować dobre praktyki (katalog nagród),
• dokumentować poszczególne zdarzenia procesowe
• zapisywać kluczowe dla dalszego rozwoju informacje,
• budować solidną bazę wiedzy,
• nagradzać dobre pomysły poprzez system premiowy,
• usprawniać przepływ informacji.

Dzięki temu każdy, z zaangażowanych w zmiany pracowników, będzie mógł zauważyć zgłoszone przez innych problemy i dostrzec ich potencjalne rozwiązania.

Podsumowanie

Kaizen, jako narzędzie „małych kroczków” systematycznie i stopniowo prowadzi do zmian, mających zapewnić długotrwały efekt w danym horyzoncie czasowym. Rezultaty rzadko są widoczne natychmiast, lecz kiedy każdy z pracowników wprowadzi kilkadziesiąt z pozoru niewielkich usprawnień rocznie, efekt staje się zauważalny i odczuwalny.

Dla większości zachodnich przedsiębiorstw i organizacji, metodologia oparta na filozofii Kaizen oznacza przede wszystkim zmianę całej kultury korporacyjnej. To właśnie klucz do sukcesu.